Manajemen Kegiatan dan Manajemen Rapat

Manajemen Kegiatan dan Manajemen Rapat

Rapat adalah salah satu bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan yang ada untuk memperoleh hasil yang telah disepakati bersama. Dengan adanya rapat, berbagai persoalan dapat dipecahkan, sarana penyampaian informasi tentang perusahaan, sebagai alat koordinasi, dan masih banyak kelebihan dari rapat. Oleh karena itu, rapat merupakan salah satu kegiatan yang vital dalam suatu perusahaan dan memerlukan persiapan yang baik pula.
Pematerian ini diberikan pada kegiatan LKM PGPAUD dengan pemateri Azam Muslim, M.Pd. yang merupakan demisioner Ketua BE HIMA PGPAUD pada tahun 2013. Kegiatan ini diselenggarakan pada hari Sabtu tanggal 28 September 2019 di Ruang Auditorium lantai III UPI Kampus Tasikmalaya jalan Dadaha No. 18 Kota Tasikmalaya.
Ada beberap hal yang ia sampaikan kepada peserta, diantaranya mengenai manajemen kegiatan dan manajemen rapat.
Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi tatap muka yang diselenggarakan oleh perusahaan untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan kesepakatan bersama. Dengan adanya rapat, dapat menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi.
Salah satu tugas sekretaris adalah menyelenggarakan rapat. Seorang sekretaris mempunyai peran yang sangat penting dalam suatu rapat. Sekretaris harus mampu mempersiapkan hal-hal yang berkaitan dengan rapat semaksimal mungkin. Tugas ini merupakan tugas yang membutuhkan kreativitas. Seorang sekretaris harus mampu merencanakan dan mempersiapkan rapat dengan baik, karena dengan adanya persiapan yang matang akan memperlancar jalannya rapat. Selain itu, sekretaris harus mengetahui tugas-tugas selama rapat berlangsung serta harus mengetahui hal-hal yang harus dilaksanakan setelah rapat.
Manajemen rapat adalah sebuah proses untuk mengatur sekelompok orang dalam suatu tempat untuk membahas suatu hal secara bersama sehingga mewujudkan suatu tujuan tertentu. Peran sekretaris dalam penyelenggaraan rapat sangat penting, persiapan yang dilakukan sangat mempengaruhi kesuksesan jalannya rapat. Tahap persiapan meliputi: sebelum rapat, selama rapat, dan sesudah rapat. Prinsip rapat itu berdasarkan 5W+1H, sebelum mengelola rapat, seorang sekretaris harus mengatahui unsur-unsur yang yang harus ada dalam sebuah rapat. Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, Prinsip rapat itu berdasarkan 5W+1H yaitu sebagai berikut :
• Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.
• What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.
• Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.
• Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.
• When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.
• How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.
Peran sekretaris dalam penyelenggaraan rapat sangat penting, persiapan yang dilakukan sangat mempengaruhi kesuksesan jalannya rapat. Tahap persiapan meliputi: sebelum rapat, selama rapat, dan sesudah rapat.
Hal yang perlu diperhatikan untuk perencanaan kegiatan :
1. Nama
2. Waktu
3. Tempat
4. Tema
5. Jumlah peserta
6. Jumlah panitia
7. Anggaran
Adapun output untuk kegiatan ini adalah terbinanya peserta menjadi calon pemimpn yang bijaksana, profesional dan proprsional pada masa kini dan masa yang akan datang. Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-yiakan waktu. Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Jadi, rapat yang tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan pemborosan waktu. Untuk mewujudkan rapat yang efektif diperlukan perencanaan yang matang, tujuan yang pasti, dan penyusunan agenda yang rinci. Saat rapat terakhir, setiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya.
(Fanny Risanti Rachmawati)